Kurzbeschreibung

Abläufe und Standards der Diakonie de La Tour als Träger und in den einzelnen Häusern bedürfen immer rascherer Adaptierungen. Damit der Überblick nicht verlorengeht und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter immer über aktuelle Informationen verfügt, wurde das elektronische Qualitätsmanagement-Handbuch Orgavision® eingeführt. Durch die Komplexität der Organisation betreffen einige Prozesse auch Personen aus unterschiedlichen Abteilungen. In der Software Orgavision® können diese bereichsübergreifenden Prozesse übersichtlich dargestellt werden. Zur Orientierung reicht ein Anklicken der jeweiligen Icons auf der Prozesslandkarte.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Zugang zur Software und kann sich somit jederzeit einen Überblick zu den Prozessen in der Organisation verschaffen.
Die Verfahrensanweisungen für den Fachbereich Menschen im Alter wurden anhand der Systematik des in der Diakonie de La Tour eingesetzten Qualitätsmanagementsystems E-Qalin® strukturiert. Am Beginn der Verfahrensanweisung steht eine Überblicksseite. Hier sind die betroffenen Berufsgruppen, die Zielsetzung, die Inhalte, die Ergebnisse sowie alle dazugehörigen Dokumente aufgelistet. Durch das Anklicken auf dieser Liste gelangt die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter direkt zum entsprechenden Dokument. Diese Verlinkung ist auch bei den Flussdiagrammen und Standards möglich. Bei einer Aktualisierung von Dokumenten ändert sich die Verknüpfung nicht. Eine Möglichkeit zur Verlinkung auf externe Dokumente wie beispielsweise Rechtsmaterien ist ebenso möglich. Es können auch Grafiken oder Videos hinterlegt werden. Eine Suchfunktion nach Stich-worten in den einzelnen Dokumenten erleichtert die Navigation. Bei jeder Verfahrensanweisung und jedem Dokument ist auch die Dokumentenlenkung (Erstellung, Freigabe, Prüfung, Kenntnis usw.) automatisiert hinterlegt. Für die Prozesseignerin bzw. den Prozesseigner ist nachvollziehbar, wann welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter welches Dokument geprüft bzw. zur Kenntnis genommen hat. Es können verschiedene Rollen zugewiesen werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten eine Verständigung, sobald ein Dokument geändert worden ist. Die Änderung ist farblich markiert.

Entstehungsprozess

Das Qualitätsmanagement-Handbuch war vor Einführung von Orgavision® in Papierform verfügbar. In dieser Variante war es schwierig sicherzustellen, dass in allen Häusern der Diakonie de La Tour ausschließlich Dokumente in der aktuellen Fassung zur Anwendung gelangten. Oftmals waren unterschiedliche Versionen eines Dokuments im Umlauf. Die Größe der Organisation mit einer Vielzahl an Einrichtungen erforderte eine neue Form der Visualisierung und Bereitstellung des Qualitätsmanagement-Handbuches.

Zielsetzungen

Die definierten Ziele sind:
- Beschreibung der Arbeitsabläufe
- Verständliche Visualisierung der Arbeitsabläufe
- Festlegung der Verantwortlichkeiten
- Definition von Qualitätszielen für einzelne Prozesse
- Regelmäßige Evaluierung der Prozessbeschreibungen
- Bereitstellung der Prozessbeschreibung für alle Beteiligten

Auswirkungen

Die Einführung des elektronischen Qualitätsmanagement-Handbuches hat sich in der Corona-Krise bewährt. So konnten sich rasch ändernde Prozesse und Dokumente problemlos allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kurzfristig zur Verfügung gestellt werden.